Målanalys
Fastighetsnämnden ska erbjuda lokaler och bostäder som motsvarar stadens behov.
Den snabba befolkningsökningen har lett till att förvaltningarnas behov av bostäder och verksamhetslokaler ökat betydligt snabbare än vad vi och våra hyresgäster trodde för bara något år sedan. Särskilt snabbt har behovet av skollokaler ökat. Under de senaste åren har vi i nära samarbete med våra hyresgäster identifierat behov och arbetat in dem i stadens investeringsplan. Vi deltar genom vår funktion för lokalförsörjning i stadsbyggnadsprocessens tidiga skeden. Samarbetet med stadsbyggnadsförvaltningen, mark och exploateringsavdelningen samt våra hyresgäster fungerar väl och framförhållningen har blivit betydligt bättre. I arbetet med en ny stadsplan (översiktsplan) utgör de offentliga verksamheternas behov nu ett självklart inslag. Arbetsgruppen ”Fokus skola” bidrar till effektivare detaljplaneprocesser. Arbetet följs upp genom regelbundna samråd med förvaltningsledningarna. Den planerade investeringsvolymen ställer krav på såväl den egna organisationen som konsulter, entreprenörer men också på våra hyresgäster. Mindre projekt har vi förmånen att kunna hantera i en snabb och okomplicerad beslutsprocess. Vi kunde under våren och sommaren färdigställa ett stort antal skollokaler i moduler på tillfälliga bygglov.
Vi strävar efter att ge våra hyresgäster möjlighet att påverka förvaltning och utveckling av sina lokaler. Vi har därför länge prioriterat mötet och dialogen mellan våra förvaltare och hyresgästernas representanter. En framgångsfaktor är de årliga brukarsamtal våra förvaltare håller med hyresgästernas representanter. Varje höst genomför vi en nöjd kund-mätning. Mätningarna utförs av en extern leverantör och möjliggör jämförelser med ett trettiotal andra offentliga fastighetsägare. I höstens mätning fick vi vårt hittills bästa utfall och det näst bästa hittills i landet. Särskilt glädjande var utfallet på lokaldelen, där fastighetsförvaltningen fick bäst utfall av alla. Lokaldelen omfattar sammanfattat hur bra verksamhetslokaler hyresgästerna tycker att de har.
Staden har genom det bostadssociala programmet avtal med flera fastighetsägare och därmed ett stabilt inflöde av lägenheter. Behovet ökar och under året har avtalats om fler lägenheter bland annat för att möta behovet av bostäder för nyanlända som fått permanent uppehållstillstånd. Under året köpte vi 24 bostadsrätter och fick tillgång till hela 211 hyresrätter, 97 av dem fördelades till nyanlända. Omflyttningstakten i programmet har varit stabil och vi har fått tillgång till många lägenheter i stabila bostadsområden där programmet tidigare varit underrepresenterat: Tågaborg, Slottshöjden, Olympia, Maria Park, Laröd, Stattena och Pålsjö. Samarbetet med fastighetsägarna fungerar väl.
Nämnden har uppnått årets mätetal.
Fastighetsnämnden ska ha nöjda kunder
Fastighetsförvaltningen strävar efter hög kvalitet i både produktion och förvaltning. Vi har system för att följa upp såväl felanmälningar som registrerade teknikfel och brister i entreprenader. Våra hyresgäster ger oss toppbetyg i bemötande och möjligheterna att göra felanmälan. Temperatur i lokalerna är ett för året nytt mätetal med vilket vi försöker balansera ambitionerna på låg energiförbrukning och upplevd komfort. Objekt med latenta värmeproblem är stadigt minskande efter driftåtgärder och ombyggander. Vi räknar med att detta kommer att synas i höstens mätning.
Andelen avslutade hyresgarantier ökade under sista tertialet eftersom vi fick tillgång till många nya lägenheter i slutet på 2015. Hyresgarantin löper på ett år och våra hyresgäster har inte haft några sena hyresinbetalningar eller störningar, vilket medfört större antal avslut.
Nämnden har uppnått målvärdena.
Fastighetsnämnden ska minska fastighetsinnehavets miljö- och klimatpåverkan.
Från 2016 gäller nya regler, BBR 22, för byggnaders energianvändning. Staden har ambitionen att vara ledande i miljö- och klimatfrågor och fastighetsnämnden har beslutat att energiförbrukningen i stadens nyproducerade byggnader ska vara 25% lägre än reglerna i BBR 22. Investeringstakten är hög och nya byggnader är energieffektiva. Många energiprojekt genomförs i vårt äldre bestånd. En del äldre byggnader som ekonomiskt tjänat ut rivs. Energiförbrukningen minskar därför stadigt och vi lyckades väl nå årets målvärde. Ett antal värmepumpsprojekt är planerade och vi räknar med från årsskiftet kunna övergå från fossil till biogas. Skattereglerna för solcellsanläggningar har flera gånger ändrats. Vi avvaktar nu ytterligare en ändring med förhoppningen att det skall bli ekonomiskt försvarbart att åter börja investera i solcellsanläggningar.
Förvaltningen utvecklar kunnandet om miljöriktigt byggande på uppdrag av kommunfullmäktige. Flera projekt pågår med stöd av bland annat Sunda hus system för materialval. Utvärdering kommer att ske och på sikt räknar vi med att införa och tillämpa systemet i all produktion.
Nämnden har uppnått årets målvärden.
Fastighetsförvaltningen ska ha motiverade och friska medarbetare.
Staden genomför medarbetarundersökningar en gång om året. I årets undersökning fanns inte frågorna om dialog, delaktighet och samverkan samt medarbetarskap med. Vi fortsätter med gemensamma förvaltningsmöten men genomför sedan något år tillbaka arbetsplatsträffar avdelningsvis. Vi tror det bidrar till att förbättra medarbetarnas engagemang och motivation. Höstens mätning gav ett generellet bra utfall. I hållbart medarbetarengagemang (HME) fick vi till exempel årets bästa utfallet i staden. Bland utvecklingsområdena kan nämnas medarbetarsamtalen och arbetsbelastningen som upplevs som hög. Organisationen växer för att möta behoven. Vi har i ett arbete vi kallar organisationsstruktur förtydligat organisation och uppdrag och arrangerar aktiviteter för att bli bättre på stresshantering. Vi får under första kvartalet 2017 tillgång till större kontorsytor och kommer då att kunna erbjuda en ännu bättre fysisk arbetsmiljö. Förvaltningen har sedan flera år låg personalomsättning och mycket låg sjukfrånvaro. Våra medarbetare är fysiskt aktiva och många utnyttjar stadens friskvårdsbidrag. Utfallet på hälsofrämjande aktiviteter är högt – men når inte riktigt upp till det högt satta målvärdet.
Vi nådde ett av de två mätetalen för målet. Det tredje mätetalet kunde inte mätas på grund av förändrad medarbetarundersökning 2016.
Fastighetsförvaltningen ska ha hög kompetensnivå.
Konkurrensen om arbetskraft inom förvaltning och projektledning skärps. Vi uppfattas som en attraktiv arbetsgivare och har under tertialet framgångsrikt rekryterat flera nya medarbetare. Förvaltningen har ett generöst förhållningssätt och uppmuntrar såväl gemensam som individuell kompetensutveckling. Ändå nådde vi inte upp till årets målvärde. Kanske för att medarbetarna prioriterade leverans framför egen utveckling. Vi stimulerar intern rörlighet och flera medarbetare har under senare tid fått möjlighet att utvecklas i jobbet med nya arbetsuppgifter.
Ett mätetal uppfylldes inte. Det andra mätetalet kunde inte mätas på grund av förändrad medarbetarundersökning 2016.
Fastighetsnämnden ska öka fastigheternas värde.
Resurser för och ett väl planerat och genomfört fastighetsunderhåll är en förutsättning för en god långsiktig fastighetsekonomi. Förvaltningen har haft utrymme att i allt väsentligt genomföra såväl löpande underhåll som nödvändiga investeringar. Fastighetsavdelningen har under flera år kunnat använda mycket pengar till planerat underhåll. Då det i fastighetsbeståndet finns flera objekt byggda på 1970-talet som vi måste ta hand om, kommer underhållsarbetena snarare att öka de närmsta åren. Med anledning av detta har vi sett över organisationen och inrättat en tjänst, underhållssamordnare, som ska hjälpa till med olika underhållsprojekt. Totalt sett har fastighetsavdelningen använt lite mer pengar 2016 för planerade underhållsaktiviteter än tidigare år, 141,4 (137,1) mnkr.
Nämnden har uppnått ett av årets två målvärden.
Fastighetsnämndens ekonomi ska vara stabil och balanserad.
Förvaltningens verksamhetsmodell med bolagsliknande arbetsformer och marknadsliknande internhyror bidrar till att lokalerna används effektivt. Konkurrensutsatta upphandlingar och en effektiv styrning bidrar till låga driftskostnader. Det goda utfallet förklaras till del av låg energiförbrukning och energikostnader. Det låga utfallet på konkurrensutsatta projekt under tertialet har praktiska förklaringar och det bör noteras att mätetalet avser förnyad konkurrensutsättning. Alla entreprenader är upphandlade i konkurrens. Efter sommaren kommer vi att kunna fokusera på området med en projektsamordnare med inriktning på underhållsprojekt. Våra kostnader för värme, skötsel och tillsyn är fortsatt låga jämfört med REPABs statistik. Kostnaden för felavhjälpande underhåll har varit hög. Detta berodde till stor del på skador efter stormen Gorm under hösten 2015.
Stark efterfrågan på bostäder och lokaler bidrar till hög uthyrningsgrad och god ekonomi men skapar också tröga marknader. Den höga uthyrningsgraden beror till stor del på våra möjligheter att på ett okomplicerat sätt initiera och genomföra ombyggnader och anpassningar av våra lokaler enligt våra hyresgästers önskemål.
Nämnden har uppnått tre av fyra målvärden.